Warum sollte meine E-Mail-Adresse im Briefkopf stehen?

Immer wieder kommen sie mir unter, diese Briefe ohne Angabe einer E-Mail-Adresse im Briefkopf. Ein Beispiel: Ich erhalte von einem Verlag ein Rezensionsexemplar. Aus dem beiliegenden Anschreiben geht hervor, dass der Absender ein Belegexemplar meiner Rezension wünscht. So weit, so gut. Und streiten wir uns nicht über Worte: Exemplar meint sicherlich nicht, dass ich das Internet auszudrucken soll. Es geht um den Link: »Hier können Sie lesen, was ich über Ihr Produkt geschrieben habe: http://xyz…«. So etwas verschickt sich am besten per E-Mail. Ohne Angabe einer entsprechenden Adresse muss ich die aber erst einmal recherchieren. Vielleicht probiere ich aber auch blind presse@… – wird schon schiefgehen.

Früher ging es doch auch ohne

Es hat Zeiten gegeben, da hatten nur wenige ein Telefon. Damals kam wahrscheinlich kaum einer von diesen Auserwählten auf die Idee, seine Telefonnummer jeder Briefkorrespondenz beizufügen. Wozu auch, rief ja eh kaum einer an. Heutzutage, da der Trend zum Zweit- oder Dritttelefon geht, stellt sich eher die Frage, welche meiner vielen Telefonnummern ich in meinen Briefkopf einfügen soll.

Ähnliches gilt für die E-Mail-Adresse. Als 1984 die erste E-Mail nach Deutschland verschickt wurde, hat der Empfänger an der Uni Karlsruhe seine Adresse sicherlich auch nicht sofort in all seinen Briefen genannt. Nun sind aber ein paar Jahre verstrichen. Laut Wikipedia verfügten letztes Jahr 81 Prozent der Deutschen über ein E-Mail-Postfach, über das sie 2014 über 500 Milliarden Mails verschickten. Wenn ich also nicht zu den verbleibenden 19 Prozent gehöre, die diese Form der Kommunikation nicht nutzen, warum sollte ich meine E-Mail-Adresse verheimlichen?

Was in den Briefkopf gehört

E-Mail-Adresse im Briefkopf von Maxi Musterfrau
Frau Musterfrau weiß, wie es geht

Schauen wir uns einen üblichen Briefkopf mal am Beispiel einer Bewerbung an. Was will mein zukünftiger Wunsch-Arbeitgeber von mir wissen? Neben meinem Namen und meiner Postadresse braucht er auf jeden Fall meine Telefonnummer. Meine E-Mail-Adresse hätte er auch gerne, und wenn es nur darum geht, mir eine standardisierte Absage zu schicken. Gibt es gar eine eigene Website, dann gehört die Angabe natürlich auch mit in den Briefkopf.

Das Briefpapier eines Unternehmens muss sogar noch mehr angeben. Für sogenannte Geschäftsbriefe gibt es eine Gewerbeordnung. In dem Zusammenhang ist zum Beispiel von Begriffen die Rede wie ladungsfähige Adresse. Auch müssen Unternehmen ihre Rechtsform nennen und ihre Handelsregisternummer, sofern sie im Handelsregister eingetragen sind. Bei Rechnungen gehen die Anforderungen noch weiter, plötzlich braucht es zum Beispiel die Nennung der Umsatzsteuer-ID (sofern vorhanden) und natürlich auch die Nennung der Bankverbindung.

Anders als bei dem Impressum einer Website, das die E-Mail-Adresse nennen muss, besteht bei Geschäftsbriefen meiner Kenntnis nach keine entsprechende Verpflichtung. Dazu braucht es aber auch keine Verordnung – das ist vielmehr eine Frage des Services. Und je nach Branche auch eine der Glaubwürdigkeit.

 


Beitragsbild: Britta Kretschmer

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