Wer wie ich PDFs nur sehr selten veröffentlicht, hat es vielleicht noch gar nicht mitbekommen: War es bislang nur mit Plugin möglich, PDF-Dateien direkt auf der Website in einem PDF-Viewer anzeigen zu lassen, funktioniert dies nun mittels eines Blocks. Das bedeutet, dass Sie nun die Wahl haben. Wollen Sie das PDF in WordPress tatsächlich einbinden? Oder reicht es Ihnen nach wie vor, auf die Datei nur zu verlinken? Im Folgenden geht es um die Möglichkeiten – ganz ohne Plugin.
Ich hatte zwar von den Neuerungen in Sachen PDF seit WordPress 5.8 gelesen, sie aber noch nicht ausprobiert. Weil ich höchst selten mal ein PDF in WordPress veröffentliche. Nun war es aber passiert – und was ich sah, gefiel mir. Zum ersten Mal ist es nämlich möglich, dass Sie in WordPress ein PDF tatsächlich einbinden können. Und dass es dann auch im Rahmen des PDF-Viewers des Browsers angezeigt wird.
PDF in WordPress einbinden versus verlinken
Die Frage ist mir immer wieder mal im Kontakt mit Kundinnen begegnet. Wenn sie eine PDF-Datei in WordPress veröffentlichen wollten und ich ihnen dann einen Link vorschlug, waren sie meist enttäuscht. Was die meisten sich wohl vorstellten, war mindestens mal ein automatisch generiertes Bild der PDF-Datei. Auf das Nutzerinnen dann klicken und sich so die PDF-Datei downloaden können.
Nun ist das sicherlich schon immer möglich gewesen. Wenn auch nicht automatisch. Es ging ohne Plugin, aber mit etwas Vorarbeit. Und dem Verständnis, dass es sich hierbei noch immer nur um einen Link auf die Datei handelt. Nicht aber um tatsächliches Einbinden. Denn das Einbinden (oder auch das Einbetten) einer PDF-Datei war bis WordPress 5.8 ohne Plugin gar nicht möglich.
Was bedeutet Einbinden?
Im Gegensatz zum Verlinken bedeutet Einbinden (oder Einbetten), dass das so zur Verfügung gestellte Element im Browser tatsächlich sichtbar ist. Üblich sind hier zum Beispiel Videos oder Audios. Aber auch Postings von Social Media Plattformen oder Microsoft Office Dateien – et cetera. Dahinter steht dann nicht nur die andere Auszeichnung als bei einem schlichten HTML-Link. Es setzt auch voraus, dass der betrachtende Browser in der Lage ist, den eingebundenen Inhalt darzustellen.
Mit HTML5, aber vor allem auch seit WordPress 5.0, ist in dieser Hinsicht vieles leichter geworden. So ist es zum Beispiel gar nicht mehr nötig, den embed-Code von Youtube zu übernehmen. Es reicht, in WordPress den Youtube-Block zu nutzen und damit den Link zum Video zu veröffentlichen. Schon erscheint das Video auf Ihrer Website. (Soll das dann auch noch datenschutzfreundlich sein, braucht es vielleicht doch noch ein Plugin – siehe: Wie Sie in WordPress Youtube Videos einbinden)
Vergleichbar verhält es sich nun also auch mit einer PDF-Datei.
Eine PDF-Datei per WordPress Datei-Block einbinden
Wenn Sie möchten, dass Ihre PDF-Datei vergleichbar mit dem Video auf Ihrer Website direkt zu sehen ist, benutzen Sie einfach den Datei-Block. Den finden Sie in der Rubrik der Medien – neben Blöcken wie Bild, Galerie oder Cover.
Der Screenshot macht schon deutlich: Die PDF-Datei landet wie jedes Bild in der Mediathek. Weshalb Sie die Datei natürlich auch wie jedes Bild erst einmal über die Mediathek hochladen können, um dann mit dem Datei-Block auf die bereits hochgeladene Datei zuzugreifen.
Haben Sie nun über den Datei-Block eine PDF-Datei eingebunden, stellt WordPress Ihnen drei Optionen zur Wahl.
1. Die PDF-Einstellungen
Mittels der PDF-Einstellungen können Sie entscheiden, ob die PDF-Datei tatsächlich eingebunden werden soll oder nicht.
Wenn Sie diese Option der Inline-Einbettung wählen, entscheidet der betrachtende Browser über das Erscheinungsbild der Ausgabe. Das bedeutet natürlich nicht, dass der Browser Einfluss auf die Inhalte Ihrer PDF-Datei habe. Vielmehr geht es um das Erscheinungsbild des PDF-Viewers.
Jeder Browser hat da so seine eigenen Vorstellungen, wie der Viewer aussehen soll. Google Chrome nutzt einen anderen als Microsofts Edge. Oder Firefox. Und mit den unterschiedlichen Viewern kommen auch unterschiedliche Funktionen ins Spiel. Edge zeigt im Gegensatz zu Chrome zum Beispiel viel deutlicher an, welche Berechtigungen für die PDF-Datei eingeschränkt wurden.
Was bedeutet Berechtigungen? Ich wähle zum Beispiel oft die Option, dass Nutzerinnen (oder Empfängerinnen) diese Datei nur drucken, nicht aber bearbeiten dürfen. Edge weist darauf offensiv hin. Chrome tut dies nicht.
Wesentlicher ist: Nicht jeder Browser hat einen PDF-Viewer! Dies gilt vor allem für mobile Browser. Deshalb sind die beiden weiteren Optionen wichtig.
2. Text-Link-Einstellungen – vernünftiger Dateiname!
Der Datei-Block gibt automatisch auch den Link zu der PDF-Datei aus. Hier benutzt der Block den Dateinamen. Und das führt gleich noch mehr zu dem wichtigen Aspekt des sinnvollen Dateinamens als die Option der Einbindung.
Nichts sieht blöder aus, als wenn hier zum Beispiel »Microsoft Word – einersterversuch« steht. Wobei die Erwähnung des Programms, mit dem Sie den Inhalt der PDF-Datei erstellt haben, genauso blöd ist wie der alberne Dateiname »einersterversuch«.
Wie Sie Letzteres verhindern, wissen Sie selbst: Sie vergeben einfach einen sinnvollen, den Inhalt beschreibenden Namen.
Die Erwähnung des Programms verhindern Sie zum Beispiel, wenn Sie für das Erstellen der PDF-Datei die Export-Funktion von Word/Excel/et cetera (PDF/XPS-Dokument erstellen) nutzen. Beim Speichern unter wählen Sie unter Optionen für die nicht-druckbaren Informationen die Dokumenteigenschaften ab.
Die Beschriftung des Links lässt sich allerdings verändern. Aus dem tatsächlichen Dateinamen (zum Beispiel »wordpress-pdf-einbinden«) können Sie »WordPress PDF einbinden« machen. Das ändert aber nicht den Dateinamen!
Beim Klick auf den Link öffnet sich die PDF-Datei im PDF-Viewer des Browsers. Je nach Einstellung im selben oder in einem neuen Tab. Bei mobilen Browsern (Firefox für Android zum Beispiel) löst der Klick den Download der PDF-Datei aus.
3. Download-Button-Einstellungen
Der Button sorgt für das Herunterladen auch bei Browsern, die beim Klick auf den Link die Datei in ihrem Viewer öffnen. Die Beschriftung des Buttons vergibt der Datei-Block selbst. Hier steht schlicht »Herunterladen«. Aber warum auch nicht: Der Kick auf den Button sorgt halt genau dafür. Sie können aber auch diese Beschriftung verändern.
PDF-Datei in WordPress nur verlinken
Ihnen gefällt die Idee des eingebetteten PDFs nicht so gut wie mir? Sie hätten lieber ein attraktives Bild (zum Beispiel das Coverbild Ihrer PDF-Datei) und daneben einen Download-Button? Dann nutzen Sie doch den Medien-Text-Block. Auch den Medien-Text-Block finden Sie in der Rubrik der Medien.
In der Medien-Spalte laden Sie nun das Coverbild der PDF-Datei hoch.
Anmerkung zum Coverbild der PDF-Datei: Das existiert natürlich nur, sofern Sie für Ihre PDF-Datei ein solches erstellt haben. Oder erstellt haben lassen. Im zweiten Fall brauchen Sie dann natürlich auch die Rechte für das Veröffentlichen auf Ihrer Website.
In der Text-Spalte geben Sie in den Inhalt-Block den Titel Ihrer PDF-Datei an. Darunter fügen Sie einen Buttons-Block ein. Den finden Sie in der Rubrik Design.
Den Buttons-Block können Sie individuell betexten und farblich passend gestalten. Und den Link zur Datei-URL der PDF-Datei finden Sie in der Mediathek. Dort rufen Sie die PDF-Datei zum Bearbeiten auf und klicken auf den Button »URL in die Zwischenablage kopieren«. Einfügen können Sie den Link dann mit der Tastenkombination Strg + v in das Eingabefeld des Buttons-Blocks für das Setzen eines Links.
Beitragsbild: Britta Kretschmer
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